Vivre en copropriété n’est pas toujours facile. Cela nécessite de faire quelques sacrifices, mais surtout de respecter ses voisins. À cet effet, pour faire régner l’ordre et mieux organiser les choses, vous retrouvez les syndics de copropriété. Ils ont de nombreuses responsabilités, aussi bien financières qu’administratives. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle cette tâche est généralement confiée à un professionnel. Cependant, un particulier peut aussi bien s’en charger. Il suffit de disposer de logiciels efficaces dédiés à cette tâche et le tour est joué. Découvrez dans cet article les différentes fonctionnalités de ces outils.
La première fonctionnalité importante de la gestion de syndic de copropriété est la gestion de l’immeuble. Elle permet de définir la liste des lots, les clés de répartition des charges, les tantièmes de chaque lot pour chaque catégorie de charges. Il s’agit d’une grille de répartition des charges qui peut être modifiée sur décision de l’assemblée. Ainsi, une nouvelle grille peut être appliquée à partir d’une date donnée. Cependant, la définition de la grille précédente est conservée et historisée.
Il est également possible d’imprimer un état de répartition des charges arrêté à n’importe quelle date. Si votre immeuble est muni de compteurs divisionnaires d’eau froide ou chaude et/ou de chauffage, vous pouvez relever le compteur général et les compteurs divisionnaires, utiliser ensuite ces relevés pour calculer les charges courantes d’eau et de chauffage et effectuer leur répartition entre les copropriétaires.
Pour la gestion de la copropriété, les logiciels de gestion dédiés aux syndics vous proposent plusieurs rubriques. D’abord, vous avez celles dédiées à la liste des copropriétaires, à partir de laquelle vous pouvez accéder directement aux informations détaillées relatives à chaque copropriétaire. Ensuite, vous avez celle des encaissements.
Étant donné que ces derniers sont assez fréquents, vous pouvez directement saisir un encaissement sur la page lorsqu’il est effectué. Avec cette fonctionnalité, vous avez la possibilité d’imprimer un relevé de compte (au format PDF) qui reprend toutes les écritures entre deux dates. Et ceci, que ce soit pour un copropriétaire ou pour l’ensemble des copropriétaires. Vous avez aussi la rubrique «gestion des impayés», dans laquelle vous pouvez gérer les impayés. Il s’agit entre autres de :
Les courriers de relance et de mise en demeure sont établis automatiquement par le logiciel. Celui-ci vous permet aussi d’imputer les frais de relance et de mise en demeure au copropriétaire. Par ailleurs, dans la rubrique «Copropriétaires», vous avez également la possibilité de gérer les mutations (cessions de lots entre copropriétaires).
En effet, le logiciel vous fournit tous les éléments demandés par le notaire lors d’une mutation. Il s’agit entre autres de l’état daté, pré-état daté, certificats de l’article 20... Enfin, vous avez aussi la possibilité de gérer les différents types d’avances immobilières prévus par la législation. Cela prend en compte les avances de trésorerie pour travaux et bien d’autres.
Avec un bon logiciel de gestion, vous êtes en mesure de gérer tous les employés du syndicat. Il s’agit de ceux qui sont rattachés à la convention nationale collective des gardiens, concierges et employés d’immeuble. En effet, il permet d’appliquer automatiquement les dispositions de cette convention et les avenants en vigueur. Vous pouvez gérer aussi bien le personnel permanent que les remplaçants. À cet effet, vous retrouvez au niveau de cette fonctionnalité plusieurs rubriques. Vous avez celle qui concerne le contrat d’un employé. À ce niveau, vous pouvez établir pour chaque employé un contrat, que vous avez la possibilité de réviser et ce, que ce soit un titulaire ou un remplaçant. Vous pouvez aussi y enregistrer les périodes d’absence (congés payés, arrêts de travail ou autres).
Vous retrouvez aussi une rubrique dédiée aux salaires et bulletins de paie. À ce niveau, vous pouvez calculer les salaires en tenant compte des caractéristiques du contrat, mais aussi d’autres éléments. Il s’agit par exemple d’éventuels éléments spécifiques à la période de salaire (primes ou déductions), des congés payés, etc.
Le bulletin de paie est généré automatiquement en fonction de ces différents éléments, mais aussi des dispositions réglementaires en vigueur. Il faut par ailleurs mentionner la rubrique qui vous permet de suivre les charges liées aux salaires. Il s’agit de :
Elles sont suivies de façon mensuelle via le TESE. Il en est de même pour les autres cotisations trimestrielles ou annuelles (médecine du travail, contribution à la formation professionnelle, taxe sur les salaires, etc.).
En dehors de toutes ces fonctionnalités, un logiciel dédié aux syndics de copropriété permet de gérer de nombreuses autres choses. C’est le cas des carnets d’entretien, des assemblées, des travaux, etc. Vous retrouvez même un espace collaboratif entre copropriétaires. En gros, avec ces logiciels, tout est simplifié pour une gestion optimale de la copropriété.
